Veri Saklama ve İmha Politikası

Son Güncelleme: …/…/20…

Bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası, Eğitim Ağı tarafından işlenen kişisel verilerin hangi sürelerle saklanacağını, hangi şartlarda silineceğini, yok edileceğini veya anonim hâle getirileceğini açıklamak amacıyla hazırlanmıştır. Eğitim Ağı, kişisel verileri süresiz ve amaçsız biçimde saklamaz. Her veri; üyelik, eğitim organizasyonu, katılım belgesi, topluluk yönetimi, iletişim, güvenlik, arşivleme veya hukuki gereklilik gibi belirli bir amaç için tutulur. Bu politika, Eğitim Ağı’nın “gerektiği kadar veri, gerektiği süre kadar saklama” anlayışını esas alır.

Bu politika; egitimagi.org internet sitesi, üyelik sistemi, eğitim başvuru formları, katılım kayıtları, katılım belgeleri, sertifika ve rozet kayıtları, WhatsApp topluluk süreçleri, Microsoft Teams toplantı kayıtları, YouTube yayınları, sosyal medya içerikleri, kaynak merkezi, forum ve yorum alanları, iletişim formları, teknik loglar, onay kayıtları, kullanıcı tarafından yüklenen materyaller, gelecekte geliştirilecek mobil uygulama ve dijital servisler kapsamında işlenen kişisel veriler için geçerlidir.

Eğitim Ağı kişisel verileri saklarken aşağıdaki ilkeleri esas alır:

Kişisel veriler yalnızca toplandıkları amaç için saklanır. Örneğin bir eğitim başvurusunda alınan bilgiler, başvuruyu değerlendirmek, katılımı yönetmek, belge hazırlamak ve ilgili süreci arşivlemek için kullanılır.

Kişisel veriler ihtiyaç sona erdiğinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Eğitim Ağı, gereksiz kullanıcı verisi biriktirmeyi doğru bulmaz.

Üyelik, eğitim kaydı veya topluluk yönetimi için gerekli olmayan veriler istenmez. Gelecekte yeni modüller eklendiğinde, her modül için yalnızca gerekli alanlar toplanır.

Kişisel verilere yalnızca yetkili kişiler erişebilir. Yönetici, alan lideri, gönüllü ekip veya teknik ekip erişimleri ihtiyaçla sınırlı tutulur.

Kullanıcılar, verilerinin neden saklandığını ve hangi haklara sahip olduklarını KVKK Aydınlatma Metni, Gizlilik Politikası ve bu politika üzerinden öğrenebilir.

Eğitim Ağı aşağıdaki veri kategorilerini saklayabilir:

Ad Soyad

E-posta adresi Telefon numarası

Branş Görev Okul İl İlçe

Profil fotoğrafı Biyografi Uzmanlık alanları Kullanıcının isteğe bağlı eklediği bilgiler

Kullanıcı hesabı Kullanıcı rolü Üyelik tarihi Hesap durumu Giriş geçmişi

Başvurulan eğitimler Katılım durumu Tamamlanan eğitimler Katılım belgeleri Sertifika veya rozet kayıtları Eğitim geri bildirimleri

Kullanıcı tarafından yüklenen materyaller Sunumlar Belgeler Görseller Yorumlar Forum mesajları Kaynak merkezi içerikleri

Etkinlik fotoğrafları Webinar kayıtları Teams kayıtları YouTube yayınları Sosyal medya görselleri Ses ve video kayıtları

IP adresi Oturum kayıtları Cihaz bilgisi Tarayıcı bilgisi Güvenlik logları Çerez tercihleri Hata kayıtları

KVKK bilgilendirme kayıtları Kullanım koşulları kabul kayıtları Gizlilik politikası kabul kayıtları Dijital katılım ve yayın politikası kabul kayıtları Çerez tercihleri Elektronik ileti izinleri Politika versiyon bilgileri

Eğitim Ağı kişisel verileri aşağıdaki nedenlerle saklayabilir: üyelik hesabını yönetmek, kullanıcının eğitim geçmişini göstermek, katılım belgesi veya sertifika oluşturmak, geçmiş eğitim kayıtlarını doğrulamak, başvuru süreçlerini yürütmek, topluluk güvenliğini sağlamak, hukuki uyuşmazlıklarda delil oluşturmak, kullanıcı onaylarını ispatlamak, platform güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı önlemek, eğitim ve etkinlik arşivi oluşturmak, kurumsal hafızayı korumak, sosyal medya ve YouTube yayınlarını sürdürebilmek, kullanıcı taleplerini değerlendirmek, yasal yükümlülükleri yerine getirmek.

Aşağıdaki süreler Eğitim Ağı’nın genel saklama yaklaşımını gösterir. Somut olayın niteliğine, hukuki gerekliliklere, teknik ihtiyaçlara veya kullanıcı talebine göre farklı süreler uygulanabilir. Veri Türü Saklama Süresi Üyelik bilgileri Üyelik devam ettiği sürece Üyelik sonrası temel hesap kayıtları Üyelik sona erdikten sonra makul süre Eğitim başvuru kayıtları İlgili eğitim süreci tamamlandıktan sonra arşiv ihtiyacı kadar Katılım belgesi ve sertifika kayıtları Belge doğrulama ve kullanıcı erişimi için gerekli olduğu sürece Eğitim katılım geçmişi Kullanıcı hesabı aktif olduğu sürece Geri bildirim formları Eğitim değerlendirme ve raporlama amacı sürdüğü sürece Profil fotoğrafı Hesap aktif olduğu sürece Kullanıcı içerikleri Yayında kaldığı veya arşiv değeri sürdüğü sürece Forum ve yorum içerikleri Platformda görünür kaldığı sürece WhatsApp başvuru kayıtları Topluluk yönetimi için gerekli olduğu sürece Telefon numarası Üyelik veya topluluk ilişkisi sürdüğü sürece E-posta ileti izinleri İzin geçerli olduğu ve ispat ihtiyacı sürdüğü sürece Çerez tercihleri Tercih güncellenene veya teknik süre dolana kadar Güvenlik logları Güvenlik ve denetim ihtiyacı kadar Etkinlik fotoğrafları Kurumsal hafıza ve yaygınlaştırma değeri sürdüğü sürece YouTube yayınları Eğitim arşivi ve yayın amacı sürdüğü sürece Sosyal medya paylaşımları Yayın amacı ve kurumsal hafıza değeri sürdüğü sürece Onay kayıtları Onayın ispatı için gerekli olduğu sürece

Kullanıcının üyelik verileri, hesabı aktif olduğu sürece saklanır. Bu veriler; hesabın çalışması, profilin görüntülenmesi, eğitimlere başvuru yapılması, katılım geçmişinin tutulması, topluluk alanlarına erişim sağlanması, üyeye özel içeriklerin gösterilmesi için gereklidir. Kullanıcı hesabını kapatmak isterse üyelik erişimi sonlandırılabilir. Bu durumda işleme amacı sona eren veriler silme, yok etme veya anonimleştirme sürecine alınabilir. Ancak güvenlik, belge doğrulama, hukuki uyuşmazlık veya arşiv ihtiyacı bulunan kayıtlar belirli sürelerle saklanabilir.

Eğitim Ağı’nda eğitimlere başvuran veya katılan kullanıcıların eğitim kayıtları saklanabilir. Bu kayıtlar; hangi eğitime başvurulduğunu, katılım durumunu, tamamlanan eğitimleri, alınan katılım belgelerini, sertifika veya rozet kayıtlarını, eğitim geçmişini gösterebilir. Katılım belgeleri ve sertifika kayıtları, kullanıcının daha sonra belgesine erişebilmesi ve Eğitim Ağı’nın belge doğrulama yapabilmesi için saklanabilir. Kullanıcı hesabını kapatsa bile daha önce düzenlenmiş belge ve katılım kayıtları, hukuki ve arşivsel nedenlerle tamamen silinemeyebilir.

Eğitim Ağı etkinliklerinde oluşan fotoğraf, video, ses, ekran görüntüsü ve webinar kayıtları kurumsal hafıza ve yaygınlaştırma amacıyla saklanabilir. Bu kayıtlar; YouTube eğitim arşivinde, sosyal medya hesaplarında, etkinlik haberlerinde, faaliyet raporlarında, Eğitim Ağı arşivinde, tanıtım materyallerinde yer alabilir. Bu tür kayıtlar, yalnızca bireysel kullanıcı hesabına bağlı veriler değildir. Toplu etkinlik, eğitim arşivi ve kurumsal hafıza niteliği taşıyabilir. Bu nedenle bir kullanıcının üyelikten ayrılması, geçmişte hukuka uygun şekilde oluşturulmuş etkinlik kayıtlarının otomatik olarak silinmesini gerektirmez. Ancak kullanıcı, kişisel mahremiyetini ciddi şekilde etkileyen özel bir durum varsa Eğitim Ağı’na başvurarak değerlendirme talep edebilir.

Eğitim Ağı WhatsApp topluluklarına katılım sırasında kullanıcının telefon numarası WhatsApp altyapısı içinde işlenir. Eğitim Ağı ayrıca; topluluğa katılım başvurularını, hangi alan topluluklarına yönlendirme yapıldığını, topluluk kurallarının kabul edildiğini, ihlal ve moderasyon kayıtlarını, önemli iletişim kayıtlarını topluluk yönetimi amacıyla saklayabilir. WhatsApp gruplarındaki geçmiş mesajların saklanması, WhatsApp’ın teknik yapısına ve kullanıcıların kendi cihaz ayarlarına bağlıdır. Eğitim Ağı, WhatsApp platformunun kendi veri saklama uygulamalarını kontrol edemez.

Eğitim Ağı, kullanıcıların hangi metinleri ne zaman kabul ettiğini kayıt altına alabilir. Onay kayıtları şu bilgileri içerebilir: kullanıcı kimliği, kabul edilen metnin adı, metin versiyonu, kabul tarihi, IP adresi, cihaz veya tarayıcı bilgisi, onay kaynağı, çerez tercihleri, elektronik ileti izni, geri çekme tarihi. Bu kayıtlar, kullanıcının bilgilendirildiğini ve ilgili koşulları kabul ettiğini ispatlamak için saklanır. Onay kayıtları, üyelik sona erse bile hukuki ispat ihtiyacı devam ettiği sürece saklanabilir.

Eğitim Ağı, platform güvenliğini sağlamak amacıyla teknik log kayıtları tutabilir. Bu kayıtlar; yetkisiz erişim girişimlerini tespit etmek, kötüye kullanımı önlemek, hesap güvenliğini sağlamak, hata ve performans sorunlarını incelemek, hukuki uyuşmazlıklarda delil oluşturmak amacıyla saklanabilir. Güvenlik loglarına erişim sınırlıdır. Bu kayıtlar, yalnızca teknik güvenlik ve denetim amacıyla kullanılır.

Kullanıcı tarafından yüklenen veya paylaşılan içerikler, yayında kaldığı sürece saklanabilir. Bu içerikler; kaynak merkezi materyalleri, forum mesajları, yorumlar, etkinlik çıktıları, sunumlar, proje ürünleri, bağlantılar, görseller, eğitim materyalleri olabilir. Kullanıcı içeriğinin yayından kaldırılmasını talep edebilir. Eğitim Ağı bu talebi değerlendirir. Ancak içerik; başka kullanıcıların eğitim sürecine entegre olmuşsa, kurumsal arşiv niteliği kazanmışsa, toplu bir etkinlik çıktısının parçasıysa, hukuki veya teknik nedenle saklanması gerekiyorsa tamamen silinemeyebilir.

Eğitim Ağı, saklama amacı sona eren kişisel veriler için aşağıdaki yöntemlerden birini uygulayabilir:

Kişisel verinin ilgili kullanıcılarla ilişkilendirilemeyecek veya artık erişilemeyecek şekilde sistemden kaldırılmasıdır. Örneğin pasif hesap profil fotoğrafının sistemden kaldırılması silme işlemidir.

Kişisel verinin hiçbir şekilde geri getirilemeyecek biçimde ortadan kaldırılmasıdır. Örneğin eski yedeklerdeki gereksiz kayıtların teknik imha sürecine alınması yok etme kapsamındadır.

Kişisel verinin kimliği belirli veya belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir. Örneğin eğitim istatistiklerinde kişinin adı yerine yalnızca toplam katılımcı sayısının tutulması anonimleştirmedir.

Kişisel verilerin imha süreci aşağıdaki hallerde başlatılabilir: işleme amacının sona ermesi, kullanıcının hesabını kapatması, kullanıcının silme talebinde bulunması, ilgili eğitim veya etkinlik sürecinin tamamlanması, hukuki saklama süresinin dolması, verinin gereksiz hâle gelmesi, verinin yanlışlıkla veya fazla toplanmış olduğunun anlaşılması, açık rızanın geri çekilmesi, hukuki yükümlülüğün ortadan kalkması. Her imha talebi otomatik kabul edilmez. Eğitim Ağı, talebi veri türü, işleme amacı, hukuki gereklilik ve arşiv ihtiyacına göre değerlendirir.

Silme, yok etme veya anonimleştirme kararı verilirken aşağıdaki ölçütler dikkate alınır: verinin hangi amaçla toplandığı, hâlen gerekli olup olmadığı, kullanıcının aktif üyeliğinin devam edip etmediği, verinin belge veya sertifika doğrulaması için gerekli olup olmadığı, verinin toplu etkinlik kaydının parçası olup olmadığı, verinin hukuki uyuşmazlıkta delil niteliği taşıyıp taşımadığı, verinin güvenlik kaydı olup olmadığı, verinin kamuya açık şekilde yayımlanıp yayımlanmadığı, verinin üçüncü taraf platformlarda yer alıp almadığı, verinin anonimleştirilerek saklanmasının mümkün olup olmadığı.

Kullanıcı, kişisel verilerinin silinmesini talep edebilir. Bu talep; egitimagitr@gmail.com adresine iletilebilir. Başvuruda; ad soyad, üyelik e-postası, iletişim bilgisi, silinmesi istenen veri veya içerik, talebin gerekçesi, varsa ilgili bağlantı veya ekran görüntüsü yer almalıdır. Eğitim Ağı talebi değerlendirir ve yürürlükteki mevzuata uygun şekilde sonuçlandırır.

Kullanıcının silme talebi bazı durumlarda tamamen yerine getirilemeyebilir. Aşağıdaki kayıtlar belirli sürelerle saklanmaya devam edebilir: katılım belgesi kayıtları, sertifika doğrulama kayıtları, onay kayıtları, güvenlik logları, hukuki uyuşmazlığa konu kayıtlar, toplu etkinlik kayıtları, YouTube yayınları, sosyal medya paylaşımları, faaliyet raporları, kurumsal hafıza kayıtları, başka kullanıcıların haklarını etkileyen içerikler. Bu gibi durumlarda Eğitim Ağı mümkünse kişisel veriyi azaltma, görünürlüğü sınırlama, bulanıklaştırma, anonimleştirme veya ilgili alanı pasifleştirme yöntemlerini değerlendirebilir.

Eğitim Ağı’nın teknik altyapısında güvenlik ve süreklilik amacıyla yedekleme yapılabilir. Silme talebi yerine getirildiğinde ilgili veri aktif sistemlerden kaldırılabilir; ancak teknik yedeklerde belirli bir süre daha bulunabilir. Yedeklerde bulunan veriler normal kullanım için erişilebilir tutulmaz ve yedek dönüşüm süresi sonunda sistemden temizlenebilir. Yedekler yalnızca sistem kurtarma, güvenlik ve teknik süreklilik amacıyla kullanılır.

Eğitim Ağı bazı hizmetleri üçüncü taraf platformlar üzerinden yürütür. Bunlar arasında; YouTube, Instagram, Microsoft Teams, WhatsApp, Gmail, Supabase, Vercel bulunabilir. Bir veri bu platformlarda yayımlandığında veya işlendiğinde, ilgili platformun kendi saklama ve silme politikaları da geçerli olabilir. Eğitim Ağı kendi kontrolünde olan içerikler üzerinde işlem yapabilir; ancak üçüncü taraf platformların teknik altyapısındaki tüm kopyaları doğrudan kontrol edemeyebilir.

Eğitim Ağı, kişisel veri içermeyecek şekilde anonim istatistikler tutabilir. Örneğin; toplam üye sayısı, toplam eğitim sayısı, toplam katılımcı sayısı, branş dağılımı, il bazlı genel katılım, tamamlanan eğitim sayısı, kaynak görüntülenme sayısı anonim veya toplulaştırılmış şekilde saklanabilir. Anonim istatistikler kişiyi belirlenebilir kılmadığı sürece kişisel veri olarak değerlendirilmez ve kurumsal raporlama amacıyla kullanılabilir.

Kişisel verilere erişim yalnızca gerekli kişilerle sınırlıdır. Eğitim Ağı içinde erişim seviyeleri şu şekilde düzenlenebilir: sistem yöneticisi, süper yönetici, içerik yöneticisi, eğitim yöneticisi, alan lideri, moderatör, teknik ekip, gönüllü ekip. Her rol, yalnızca görevi için gerekli verilere erişmelidir. Alan liderleri ve gönüllüler, görevleri gerektirmedikçe kullanıcıların özel verilerine, detaylı başvuru bilgilerine, değerlendirme kayıtlarına veya sistem loglarına erişmemelidir.

Eğitim Ağı kural olarak özel nitelikli kişisel veri toplamaz. Kullanıcılardan; sağlık bilgisi, biyometrik veri, dini inanç, siyasi görüş, sendika bilgisi, ceza mahkûmiyeti, genetik veri gibi özel nitelikli bilgiler talep edilmez. Kullanıcıların forum, yorum, WhatsApp veya materyal paylaşımı sırasında özel nitelikli veri paylaşmaması gerekir. Yanlışlıkla veya izinsiz şekilde özel nitelikli veri içeren içerikler tespit edilirse Eğitim Ağı bu içeriği kaldırabilir veya düzenleyebilir.

Kişisel veri ihlali şüphesi oluşursa Eğitim Ağı ilgili kayıtları inceleme amacıyla saklayabilir. Bu durumda; log kayıtları, erişim kayıtları, ilgili içerikler, şikâyet kayıtları, kullanıcı bildirimleri, teknik inceleme notları ihlal değerlendirmesi tamamlanana kadar saklanabilir. Gerekli durumlarda ilgili kullanıcılara veya yetkili kurumlara bildirim yapılabilir.

Bu politika; mevzuat değişiklikleri, platform altyapısının değişmesi, yeni modüllerin eklenmesi, veri işleme süreçlerinin değişmesi, güvenlik ihtiyaçları, kullanıcı talepleri, organizasyonel gelişmeler nedeniyle güncellenebilir. Güncel politika egitimagi.org üzerinde yayımlanır. Önemli değişikliklerde kullanıcılardan yeniden onay alınabilir.

Kişisel veri saklama, silme, yok etme veya anonimleştirme talepleri için Eğitim Ağı ile iletişime geçilebilir. Eğitim AğıYunus Emre SarıgülWeb Sitesi: egitimagi.orgE-posta: egitimagitr@gmail.comTelefon: 0554 631 38 72

Eğitim Ağı’nın veri saklama yaklaşımı şu ilkeye dayanır: Veriyi sonsuza kadar biriktirme; amacı, güvenliği, belge ihtiyacını ve öğretmen mahremiyetini birlikte değerlendir. Eğitim Ağı, kişisel verileri yalnızca gerekli olduğu sürece saklamayı; ihtiyaç sona erdiğinde silmeyi, yok etmeyi veya anonimleştirmeyi temel veri yönetimi ilkesi olarak kabul eder. Sıradaki belge: 30.11 Onay Yönetimi, Kabul Metinleri ve Erişim Kuralları